Assistant de gestion polyvalent F/H

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  • Type de contrat :  CDD - 5 mois

  • Temps de travail :  Temps plein

  • Lieu Alixan

  • Salaire 1800 EUR (€) - 1800 EUR (€) / mois

L'entreprise

Faraglo est un groupement d'employeurs, constitué en SCIC, et spécialisé dans la mise à disposition de personnel à temps partiel durable pour des TPE et PME,. 

Nous intervenons également comme cabinet de recrutement pour le compte de nos clients partenaires.
Notre objectif ? Connecter des talents et des énergies et veiller à ce que tout le monde soit à sa juste place dans l’environnement de travail qui lui correspond.

Description du poste

Vos missions

1/ Gestion du secrétariat général de l’antenne - 20% du temps de travail

  • Recevoir, qualifier et orienter les demandes entrantes (appels/courriels), les appels/demandes sur le numéro vert de l’Agence, identifier et gérer le degré d'urgence.
  • Orienter les demandes vers les différentes personnes (chargés d’affaires), renseigner le logiciel CRM
  • Assurer l’achat et le suivi des fournitures de bureau
  • Gestion de l’archivage interne et des opérations ponctuelles d’archivage externe
  • Gestion et diffusion des flux d’informations et documentaire – (photocopies, scan, classement, saisies informatiques, classement, archivage)
  • Assistance ponctuelle sur des tâches administratives de la Direction de l’antenne (ex, scan conventions)

2/ Gestion des moyens généraux de l’antenne - 40% du temps de travail

Locaux

  • Organisation générale des espaces de travail
  • Gérer l’ensemble des actions relatives à l’entretien, la maintenance, la sécurité, gestion des sinistres et aménagement des locaux (régie/parking/travaux)
  • Gérer les actions relatives aux conditions sanitaires Covid dans les locaux (affichages, matériel, aménagements des locaux)
  • Coordonner les prestataires de services
  • S’assurer de la propreté des lieux

Contrats

  • Mise à jour suivi, suivi échéances, classement papier/numérique, suivi opérationnel (Assurances, leasings, bail, Xerox, hygiène, ménage, tri, etc.)
  • Assistance ponctuelle dans la gestion administrative et le suivi des réponses des appels d’offres

Achats

  • Assurer les commandes pour l’antenne relatifs au moyens généraux et fournitures (rédaction cahier de charges, devis, BC, relation fournisseur, dossiers fournisseur, process achats)
  • Saisie et suivi des commandes de l’Antenne 26/07

3/ Support aux missions opérationnelles du responsable d’antenne (RA) et des chargés d’affaires de l’antenne - 40% du temps de travail

  • Appui sur la planification des réunions Antenne et du RA, et compte rendu de réunions
  • Appui sur la mise en qualité des donnés dans la CRM et des indicateurs
  • Support à des opérations de prospection des entreprises
  • Gestion documentaire (procédures...)
  • Réalisation des fiches « réponses aux entreprises » sur informations données par les CA
  • Appui aux CA dans la réalisation d’évènements.
  • Correspondant RH, COM, DAF, santé et sécurité au travail et formation en local pour l’antenne

Conditions d'emploi:

  • Lundi au vendredi 8h30 12h30 /13h30 16h30- pause 1h à midi
  • Ticket restaurants
  • Indemnités transport

Profil recherché

Formation, compétences et expérience

  • Formation : BAC +2 – option BTS Assistanat /secrétariat/ assistante de direction
  • Expérience significative dans un poste similaire (Souhaité)
  • Maitrise des règles générales de secrétariat : correspondance, classement, etc.
  • Très bonne connaissance des outils bureautiques et collaboratifs (planning partagé, Outlook, Teams, web conférence)
  • Très bonne maîtrise des outils informatique (Pack Office, notamment Excel).

Qualités espérées

  • Rigueur, autonomie, dynamisme
  • Être organisé et savoir travailler en équipe, sens de la communication
  • Réactivité, gestion des priorités, capacité d’être force de proposition de solutions
  • Sens du service

Réf: 0cdb385a-e55a-4055-61d5-08d91159ced6

Le poste n'est plus à pourvoir.

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