Assistant de gestion polyvalent F/H
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Type de contrat : CDD - 5 mois
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Temps de travail : Temps plein
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Lieu Alixan
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Salaire 1800 EUR (€) - 1800 EUR (€) / mois
L'entreprise
Faraglo est un groupement d'employeurs, constitué en SCIC, et spécialisé dans la mise à disposition de personnel à temps partiel durable pour des TPE et PME,.
Nous intervenons également comme cabinet de recrutement pour le compte de nos clients partenaires.
Notre objectif ? Connecter des talents et des énergies et veiller à ce que tout le monde soit à sa juste place dans l’environnement de travail qui lui correspond.
Description du poste
Vos missions
1/ Gestion du secrétariat général de l’antenne - 20% du temps de travail
- Recevoir, qualifier et orienter les demandes entrantes (appels/courriels), les appels/demandes sur le numéro vert de l’Agence, identifier et gérer le degré d'urgence.
- Orienter les demandes vers les différentes personnes (chargés d’affaires), renseigner le logiciel CRM
- Assurer l’achat et le suivi des fournitures de bureau
- Gestion de l’archivage interne et des opérations ponctuelles d’archivage externe
- Gestion et diffusion des flux d’informations et documentaire – (photocopies, scan, classement, saisies informatiques, classement, archivage)
- Assistance ponctuelle sur des tâches administratives de la Direction de l’antenne (ex, scan conventions)
2/ Gestion des moyens généraux de l’antenne - 40% du temps de travail
Locaux
- Organisation générale des espaces de travail
- Gérer l’ensemble des actions relatives à l’entretien, la maintenance, la sécurité, gestion des sinistres et aménagement des locaux (régie/parking/travaux)
- Gérer les actions relatives aux conditions sanitaires Covid dans les locaux (affichages, matériel, aménagements des locaux)
- Coordonner les prestataires de services
- S’assurer de la propreté des lieux
Contrats
- Mise à jour suivi, suivi échéances, classement papier/numérique, suivi opérationnel (Assurances, leasings, bail, Xerox, hygiène, ménage, tri, etc.)
- Assistance ponctuelle dans la gestion administrative et le suivi des réponses des appels d’offres
Achats
- Assurer les commandes pour l’antenne relatifs au moyens généraux et fournitures (rédaction cahier de charges, devis, BC, relation fournisseur, dossiers fournisseur, process achats)
- Saisie et suivi des commandes de l’Antenne 26/07
3/ Support aux missions opérationnelles du responsable d’antenne (RA) et des chargés d’affaires de l’antenne - 40% du temps de travail
- Appui sur la planification des réunions Antenne et du RA, et compte rendu de réunions
- Appui sur la mise en qualité des donnés dans la CRM et des indicateurs
- Support à des opérations de prospection des entreprises
- Gestion documentaire (procédures...)
- Réalisation des fiches « réponses aux entreprises » sur informations données par les CA
- Appui aux CA dans la réalisation d’évènements.
- Correspondant RH, COM, DAF, santé et sécurité au travail et formation en local pour l’antenne
Conditions d'emploi:
- Lundi au vendredi 8h30 12h30 /13h30 16h30- pause 1h à midi
- Ticket restaurants
- Indemnités transport
Profil recherché
Formation, compétences et expérience
- Formation : BAC +2 – option BTS Assistanat /secrétariat/ assistante de direction
- Expérience significative dans un poste similaire (Souhaité)
- Maitrise des règles générales de secrétariat : correspondance, classement, etc.
- Très bonne connaissance des outils bureautiques et collaboratifs (planning partagé, Outlook, Teams, web conférence)
- Très bonne maîtrise des outils informatique (Pack Office, notamment Excel).
Qualités espérées
- Rigueur, autonomie, dynamisme
- Être organisé et savoir travailler en équipe, sens de la communication
- Réactivité, gestion des priorités, capacité d’être force de proposition de solutions
- Sens du service
Réf: 0cdb385a-e55a-4055-61d5-08d91159ced6
Le poste n'est plus à pourvoir.