Assistant de direction (R AR MAC) F/H

L'entreprise

Faraglo est un groupement d'employeurs, constitué en SCIC, et spécialisé dans la mise à disposition de personnel à temps partiel durable pour des TPE et PME. 

Nous intervenons également comme cabinet de recrutement pour le compte de nos clients partenaires.
Notre objectif ? Connecter des talents et des énergies et veiller à ce que tout le monde soit à sa juste place dans l’environnement de travail qui lui correspond.

Description du poste

Objectifs du poste

Gérer et piloter l’ensemble des tâches opérationnelles de gestion en assistanat du responsable d’exploitation et travailler en étroite collaboration avec la responsable administratif et financier, ainsi qu'avec le dirigeant.

Atouts

• Polyvalence, diversité des missions
• Autonomie sur le poste, au centre de tous les sujets
• Esprit familial et entraide

Missions 

Administratives

• Assurer la gestion et le suivi administratif interne et externe : mails, courriers, RGPD… et  classement des dossiers
• Organiser les rendez-vous, le planning du responsable d’exploitation
• Préparer et organiser les réunions (convocations, préparations des dossiers, etc.)
• Rédiger les comptes rendus des debriefing de chantiers (passés et à venir) hebdomadaires et en assurer un reporting mensuel auprès du responsable d’exploitation
• Services généraux: commande et suivi des badges Ulys (télépéage), Commande et suivi des badges Verizon (géolocalisation des véhicules), établir les commandes de matériel (EPI, vêtements de travail, ordinateur, etc.), de fournitures et vérifier la conformité des livraisons
• Suivi du prévisionnel de trésorerie et des achats : suivi régulier des tableaux de bord pour pouvoir alerter le responsable d’exploitation en cas de variations ;
• Travail avec les assistantes techniques incendie et sûreté pour se coordonner

Administration du personnel : 

• Préparer les documents administratifs d’embauche d’un salarié : promesses d’embauche, DPAE, visites médicales, adhésion mutuelle…)  et intégrer le personnel
• Elaborer les contrats de travail et autres documents administratifs liés au personnel, en collaboration avec un cabinet d’avocat.
• Assurer la mise à jour les dossiers du personnel
• Garantir l’application de la règlementation sociale et les obligations légales de l’employeur en matière de protection sociale et de santé (Code du travail, convention collective, accords collectifs, règlement
  intérieur et RGPD)
• Rédiger des notes RH : comptes rendus de réunions, notes administratives, mise à jour d’informations…
• Déclarer les effectifs à la médecine du travail et suivre les visites médicales (visites médicales d’embauche, de reprise du travail...)
• Traiter le courrier administratif inhérent, soient : attestations, demande de congés, absences, maladie et effectuer le suivi de ces derniers
• Organiser les élections des instances représentatives du personnel (CSE)
• Assistance à la collecte des éléments variables de paie : Suivi des forfaits jours et pointage des Horaires mensuels des techniciens.
• Collecte des récapitulatifs mensuels des notes de frais pour validation
• Prendre en charge le suivi des périodes d’essai, des entretiens annuels/professionnels 

Profil recherché

Formation: AGA, option administration du personnel

Expérience: 5 ans

Compétences

• Techniques métier, aisance avec l'outil informatique
• Organisation et rigueur

Qualités

• Excellentes capacités relationnelles et de communication
• Discrétion car besoin de confidentialité
• Esprit d'équipe, réactivité
• Etre force de proposition

Conditions d'emploi

• 35h du lundi au vendredi 9h-12h et 13h-17h (adaptable)
• Possibilité de 90%
• Avantages: Panier repas, mutuelle famille à 50%, CE externalisé
• Prise de poste: mi novembre - début décembre 2023

Réf: 03a3c6b1-cc69-4d85-9c1f-1f94f42623aa